从 2021 年 10 月份换了工作之后，我平时使用最多的应用程序就是 Microsoft Word，但是我对这个「既熟悉又陌生」的软件还不是很了解，所以工作的过程当中也摸索了很多因为「眼高手低」而没有学会的东西，今天分享的是如何使用 MSW 的基本功能来处理一份文档，而这份文档的特点是：字符多，内容杂，格式乱，所以我在试错了很多次后，终于达到了想要的效果，所以就把过程当中的一些方法总结出来，作为记录，若对你有所帮助，那就再好不过了。
背景及条件
一份文档：很乱（由 pdf 转为 Word）
字数：146475（大概十四万六千字）
用到的字体：黑体、宋体、楷体、仿宋、楷体_GB2312、仿宋_GB2312、Times New Roman
涉及的字符：中文汉字、阿拉伯数字、全角标点、半角标点、拼音字母（带声调）
应用程序：Microsoft 365 Word
目标效果
- 删掉冗余信息（如下图）
- 段落：根据要求两端对齐，居中和居右对齐
- 字体：基本字体为
黑体，宋体，仿宋和楷体。楷体_GB2312→楷体，仿宋_GB2312→仿宋，Times New Roman→宋体[1] - 文字颜色：答案标红并添加下画线，同时下画线左右需要留出两个半角空格
- 符号：一个全角空格→两个半角空格，需要首行缩进的段落，需要删掉两个全角空格，并调整格式为特殊的首行缩进 2 字符，除
.外的半角标点符号替换为全角标点符号
◎ 冗余信息
准备及思考
首先我们需要思考哪些修改是可以批量操作，哪些是可以通过「样式」按钮进行更改的，哪些是需要一个个手动更改的。在清楚这些后，就可以先把能够批量处理的处理好，再通过样式或者格式刷相互配合完成剩下的内容。下面进行归类：
可批量操作
楷体_GB2312→楷体，仿宋_GB2312→仿宋，Times New Roman→宋体- 除
.外的半角标点符号替换为全角标点符号 - 一个全角空格→两个半角空格[2]
可通过「样式」覆盖
- 答案标红并添加下画线
- 段落格式调整为特殊的首行缩进（一般为 2 个中文字符），字体，字号，文字颜色匹配
独立操作（部分可使用快捷键）
选择题答案两端各一个半角空格，文字答案两端各一个两个半角空格
个别对齐，调整行距等
既然说到快捷键了，我就贴一下我常用的 Word 操作快捷键吧，不过有的需要自定义。
我常用的 Microsoft Word 快捷键（部分为自定义或者将宏加上快捷键）：
宋体：Alt + A
黑体：Alt + Q
仿宋：Alt + W
楷体：Alt + E
左对齐：Ctrl + L
右对齐：Ctrl + R
两端对齐：Ctrl + J
居中对齐：Ctrl + E
首行缩进：Alt + X
字体上色：Alt + C
设置行距：Ctrl + 1/2/5（分别代表 1 倍行距，2 倍行距，1.5 倍行距）
粘贴（默认保留原格式）：Ctrl + V
粘贴（仅文字）：Ctrl + Shift + V
着重号：Ctrl + Shift + D
保存：Ctrl + S（要经常 hit）
具体操作阶段
替换字体
这一部分主要用到的就是查找与替换功能，打开「查找与替换」窗口后，光标定在查找内容这里，然后点击下面的更多——格式——中文字体（楷体_GB2312）——确定，接下来光标定在替换内容框内，然后点击格式——中文字体（楷体）——确定，最后点击全部替换，如果是从文档中间开始查找的（即打开查找替换时，你的光标不在最开始的地方），可以按情况选择是否在全部替换后从头开始查找并替换。
下面替换仿宋GB_2312→仿宋，过程是一致的，就不再赘述了，另外，这里有一个难一点的地方，就是对于 Times New Roman→宋体这一步，会出现问题，如果你像上面一样将前后的字体分别设置为 Times New Roman 和宋体的话，你会发现，它会把其他中文字体也识别为应替换项，不过，经过我的观察，这个 Times New Roman 字体，多为数字，那么其实就可以在下面的特殊格式中选择「任意数字」，那么再进行替换就好了！那么，真的就结束了吗？
我再去滑动文档又发现，还有一个重要的部分被忽略了，那就是「字母」（如下图所示），那么我们在保证字体设置正确的情况下，再定位到查找内容输入框，选择特殊格式——所有字母（也包括汉语拼音字母）——全部替换，搞定！至此，我们的字体替换工作才算完成。那么，其他的如全角半角的替换，也是如此。
覆盖样式
这里我们会用到 Word 中的「样式」功能，举个例子，上面我说需要将填空题的答案标红并添加下画线，首先做一个目标样式，选中后字体改为红色，然后添加下画线，修改下画线颜色为黑色。
选中之后为其创建样式，当你创建完样式后，你可以给它命名，如「填空题答案」，然后就是选中所有的填空题（可以以课为单位），点击样式栏中的该样式，然后即可覆盖此样式了，按照这个方法，你可以为固定的且需多次使用的部分建立样式，随后套用即可。
独立操作（快捷键）
针对个别的需要单独处理的字符与样式，我们可以通过快捷键快速处理。接下来我就教大家如何为特定操作指定快捷键。
关于我上面的快捷键常用表，其中「对齐」「设置行距」「复制剪切粘贴」是系统默认的，无需自定义，下面就说说其他功能自定义的方法。
先来说说字体的快捷键，我们需要依次点击文件——选项——自定义功能区——键盘快捷方式自定义，然后依次将自己常用的字体设置快捷键，而我设置的在上面已经展示过了。
接着再来说说字体的快速上色，当你的色盘中的颜色已经选好了（也就是下图这个地方），那么如果你要连续地将文中散落的颜色上色，就需要设置一个快捷键，那么同样的，我们找到键盘快捷方式自定义这里，类别为「开始选项卡」，命令为 FontColorPicker，然后为其指定快捷键。
那么方法都是一样的，只要是存在命令的操作，你都可以为其指定快捷键，只不过我们得考虑电脑快捷键的冲突，比如你的 Alt+A 可能就是微信附带的截图快捷键，当然也要考虑该操作的使用频次，着同样重要，快捷键就是为了让我们能够形成肌肉记忆，快速地进行盲操作。
另外，我想分享两个我自己的工作流中的一些小技巧，比如从别的程序中复制内容，想要粘贴到文档中，有的时候是目标格式，有的时候是原格式，有的时候是纯文字，我们还要进行进一步的操作，如何精准地进行区分呢？这里我经常会用到的是「保持原格式」与「粘贴为纯文本」，那么我就会把默认的粘贴格式设置为「保持原格式」，也就是系统的 Ctrl+V，单独为「粘贴为纯文本」指定新的快捷键，而这条命令是在键盘快捷方式自定义——类别：所有命令——命令：PasteTextOnly。
还有一个就是，设置首行缩进，可能很多人都会说，一个 Tab 键不就行了吗，但我想说，如果是一篇文章都没缩进呢，你全选后使用 Tab 键如何缩进？所以：
这就是这篇文章的全部内容了，很开心你能看到这里，这种案例小教程多少有点枯燥，如果对你有用，那真是再好不过了。❤️